Senin, 23 November 2015

Sistem Buku Besar Umum, Sistem Pelaporan Keuangan, dan Sistem Pelaporan Manajemen

Pada pembahasan ini akan membahas mengenai Sistem Buku Besar Umum (General Ledger System), Sistem Pelaporan Keuangan (Financial Reporting System), dan Sistem Pelaporan manajemen (Management Reporting System).

A.     Skema Pengkodean Data
Semua aplikasi dalam SIA menggunakan kode-kode untuk mewakili aspek-aspek dari suatu aktivitas ekonomi. Secara khusus, pengkodean pentik pada bagia sistem GLS (General Ledger System) yang merupakan pusat atau titik poin dimana seluruh subsistem SIA berkumpul. Semua arus informasi subsistem tersebut berpusat ke GLS.
Arus – arus tersebut harus di organisasikan secara efisien dalam mendukun operasional bisnis. Pengkodean merupakan salah satu metode yang digunakan dalam mengatasi hal tersebut, dan GLS merupakan tempat pengaplikasian nya.
Sebuah  sistem tanpa kode.
Sebuah sistem jika tidak menggunakan kode, akan memerlukan ruang pencatatan yang luas, memakan waktu mencatat, resiko terjadi kesalahan besar. Berikut efek negatif bagi perusahaan jika tidak melakukan pengkodean dilihat dari beberapa subsistemnya :
a.       Penjualan. Dalam mengidentifikasi barang-barang yang dijual memerlukan rincian yang banyak ke dokumen sumber, hal ini membuat pengiriman barang menjadi beresiko terjadi kesalahan.
b.      Gudang. Para pekerja gudang dalam menempatkan dan mengambil barang jadi kesulitan dan membuat pengiriman terhambat juga sering kali terjadi salah pengiriman barang.
c.       Akuntansi. Dalam mempostingkan akun-akun ke buku besar akan memerlukan pencarian file-file yang keterangannya cukup panjang sebagai kuncinya. Hal ini akan memperlambat proses posting dan sering terjadi kesalahan posting.
Sebuah sistem dengan kode.
Dengan menggunakan kode-kode dalam akunnya, akan memudahka dalam proses posting dan membuat lebih efisien dan efektif. Sebagai contoh :
 AKUN                                                       DR                   CR
896                                                             1.000               -
       321                                                      -                       1.000

Dari contoh diatas bisa kita lihat pentingnya pengkodean dalam suatu sistem. Pentingnya pengkodean sebagai penggunaan kode yang umum :
a.       Dengan tepat dapat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang apabila tidak dilakukan pengkodean akan berantakan.
b.      Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan  transaksi yang diproses.
c.       Mengidentifikasi transaksi dan akun ke dalam satu file.
d.      Mendukun audit dengan meninggalkan jejak yang efektif.

Skema Pengkodean Numerik dan Alfabetis
1.      Kode Sekuensial
Kode Sekuensial mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan ( menurun atau menarik ). Suatu aplikasi yang umum dari kode sekuensial numerik adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya. Nomor ini menjadi nomor transaksi yang memungkinkan transaksi melacak setiap transaksi yang di proses dan mengidentifikasi setiap dokumen  yang hilang atau berada di luar urutan.
Keunggulan : Pengkodean sekuensial mendukung rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan . jika sistem pemrosesan transaksi mendeteksi setiap gap dalam urutan transaksi, akan memperingatkan manajemen kemungkinan kehilangan atau kesalaha penempatan transaksi.
Kelemahan : pengkodean sekuensial tidak membawa kandungan informasi di luar tatanan dokumen. Misal, sebuah kode sekuensial untuk suatu item persediaan bahan baku tidak menjelaskan apa-apa tentang jenis, ukuran, material, dsb. Juga, skema ini sulit diubah penyisipan suatu item baru pada titik tengah tertentu sehingga memerlukan penomoran kembali item-item tersebut.
2.      Kode Blok
Kode Blok (block code) numerik merupakan variasi dari pengkodean sekuensial yang mengatasi sebagiandari kelemahannya. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item-item kelas dengan membatasi setiap kelas ke kisaran spesifik dalam skema pengkodean. Aplikasi yang umum dari pengkodean blok ini adalah pembuatan chart of account (daftar akun)
Keunggulan : Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode bari dalam satu blok tanpa harus mengordinasikan kembali seluruh struktur kode. Misalnya, jika nomor akun biata iklan adalah 626, digit pertama menunjukan bahwa akun ini adalah akun biaya operasional . ktika jenis biaya baru muncul, mereka dapat ditambah secara sekuensial dalam 600 klasifikasi akun. Kode 3 digit ini mengakomodasi 100 item individual (x00 sampai x99) dalam setiap blok. Semakin banyak digit dalam kode, semakin banyak item yang dapat ditempatkan.
Kelemahan :  seperti kode sekuensial,kandungan informasi tidak langsung kelihatan. Misal nomor 611 tidak berarti apa-apa jika tidak dicocokan dengan daftar akun.
3.      Kode Grup
Kode grup numerik digunakan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan dua atau lebih data yang saling berkaitan. Misal suatu toko mengkodekansebagai berikut :
Nomor toko                  nomor dept                  nomor item                  petugas penjualan
04                                  09                                476214                                    99

Keunggulan :  a. Kode grup memfasilitasi sejumlah besar data yang berbeda
b. Kode grup memungkinkan struktur data disajikan dalam bentuk hierarkis yang bersifat logis dan lebih mudah diingat oleh manusia
c. Kode grup memungkinkan analisis dan pelaporan yang rinci baik dalam kelas item maupun pada item-item  dari kelas yang berbeda.
Kelemahan :  Karena kode-kode grup dapat dengan efektif mewakili informasi yang berbeda, mereka cenderung digunakan secara berlebihan. Teradapat kemungkinan data-data yang tidak saling berkaitan akan dihubungkan semata-mata karena memang dapat dilakukan.
4.      Kode Alfabetis
Kode alfabetis dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabet dapat ditempatkan secara berurutan atau dapat digunakan dalam teknik pengkodean blok atau grup.
Keunggulan:  Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetis murni atau karakter alfabetis yang digabungkan dengan kode numerik (kode alfanumerik).
Kelemahan:  a. Sulit merasionalisasi makna kode-kode yang telah ditetapkan secara sekuensial. B . mensotir record yang dikodekan secara alfabetis cenderung lebih sulit bagi pemakai.
5.      Kode Mnemonik
Kode mnemonik adalah karakter alfabetis dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna.
Keunggulan :  Skema kode mnemonik membuat pemakai tidak perlu mengingat artinya.
Kelemahan : kemampuannya terbatas dalam mewakili item-item dalam suatu kelas.  

B.     Sistem Buku Besar Umum (General Ledger System-GLS)
1.      Voucher Jurnal
Sebuah voucher jurnal yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi. Karena voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, mereka menyediakan kontrol yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi.
2.      Database GLS
·         File Induk buku besar umum.  Merupaka file utama dalam databse GLS. Basis file ini adalah kode daftar akun perusahaan.
·         File sejarah buku besarumum. Memiliki format sama dengan induk GL. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis
·         File voucher jurnal historis. Berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu. Informasi historis ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk menghitung utilisasi sumber daya.
·         File pusat pertanggungjawaban. Berisi data pendapatan, pengeluaran,dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi.
3.      Produk GLS
Merupakan rangkuman transaksi dari akun-akun buku besar  pembantu dan jurnal-jurnal khusus yang berlokasi di siklus transaksi.

C.     Sistem Pelaporan keuangan (Financial Reporting System-FRS)
Penerima utama dari informasi ini adalah pihak eksternal (pemegang saham, pajak). informasi ini harus disajikan dengan cara-cara sesuai yang diterima umum dan dipahami oleh pemakai eksternal.
1.      Pemakai canggih dengan kebutuhan informasi homogen
Karena komunitas pemakai eksternal yang luas dan kebutuhan yang bervariasi, laporan keuangan dibuat secara umum. Laporan disiapkan dengan proporsi bahwa pemakai tersebut terdiri atas pemakai canggih dengan kebutuhan informsai yang relatif homogen. Pemakai diasumsikan  memahami prinsip-prinsip  akuntansi.
2.      Aktivitas FRS (Financial Reporting System)
Input FRS adalah terdiri atas file induk buku besar umum, file historis buku besar umum, dan imput langsung dari kelompok pelaporan keuangan.
3.      Proses Akuntansi Keuangan
FRS merupakan proses akhir dalam seluruh proses akuntansi keuangan. Proses akuntansi dilakukan dengan langkah-langkah berikut:
a.       Mencatat transaksi
b.      Mencatat jurnal khusus
c.       Memposkan ke buku besar pembantu
d.      Memposkan ke buku besar umum
e.       Menyiapkan neraca percobaan sebelum penyesuaian
f.       Melakukan jurnal penyesuaian
g.       Menjurnal dan memposkan ayat jurnal penyesuaian
h.      Menyiapkan neraca percobaan setelah disesuaikan
i.        Menyiapkan laporan keuangan
j.        Menjurnal dan memposkan ayat jurnal penutup
k.      Menyiapkan neraca percobaan pasca-penutupan.

D.     Mengontrol General Ledger / Financial reporting System
Kontrol terhadap GL/FRS berkenaan dengan akurasi dan reliabilitas informasi akuntansi. Eksposur potensial dalam sistem ini terdiri dari :
1.      Jejak audit yang detektif
2.      Akses yang tidak terotorisasi ke buku besar umum
3.      Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu
4.      Saldo buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau tidak terotorisasi
Jika tidak dikontrol, ini dapat menyebabkan laporan –laporan keuangan salah dan menyesatkan pemakai.
Isu-Isu kontrol GL/FRS
·         Otorisasi transaksi
·         Pemisahan tugas
·         Kontrol akses
·         Catatan akuntansi
·         Verifikasi independen

E.     Sistem Laporan Manajemen (Management Reporting System-MRS)
Salah satu teknik untuk mencapai pengawasan berkelanjutan adalah penggunaan laporan manajemen secara bijaksana. Suatu pelaporan yang tepat wakt menunjukan efektivitas manajemen yang mendukung tujuan bisnis organisasi.
1.      Faktor-faktor yang mempengaruhi MRS
               A. Proses pengambilan keputusan
Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan :
-          Mengidentifikasi masalah
-          Mengevaluasi solusi alternatif
-          Mengimplementasikan solusi yang terbaik
-          Melakukan pemeriksaan pasca implementasi
               B. Prinsip-prinsip Manajemen
Prinsip-prinsip manajemen memberikan wawasan pada kebutuhan informasi manajemen. Prinsip yang paling langsung mempengaruhi MRS adalah
-          Formalisasi pekerjaan
-          Pertanggungjawaban
-          Jangkauan kontrol
-          Manajemen dengan pengecualian.

               C. Fungsi, Level, dan Jenis Keputusan Manajemen
Fungsi perencanaan dan fungsi kontrol manajemen secara mendasar mempengaruhi sistem pelaporan manajemen. Fungsi perencanaan berkaitan dengan pengambilan keputusan tentang aktivitas-aktivitas yang akan datang dari suatu organisasi. Fungsi kontrol memastikan bahwa aktivitas-aktivitas tersebut sesuai dengan rencana.
1.      Keputusan Perencanaan Strategis
Keputusan ini dilakukan oleh tingkat manajemen paling atas (top management) mengenai hal tujuan perusahaan, filosofi manajemen, menentukan struktur organisasi, dan menentukan ruang lingkup aktivitas bisnis. Keputusan perencanaan strategis memiliki ciri sebagai berikut :
-       Kerangka waktunya jangka panjang. Karena mereka menangani masa depan para manajer melakukan pengambilan keputusan strategis yang memerlukan informasi yang mendukung penaksiran.
-       Memerlukan informasi yang lebih ringkas. Keputusan terfokus pada trend-tred umum daripada aktivitas spesifik.
-       Keputusan biasanya tidak berulang. Keputusan strategis ini biasanya peristiwa satu waktu
-       Keputusan strategis berkaitan dengan menghadapi  ketidakpastian tinggi bergantung pada wawasan intuisi.
-       Keputusan ini punya ruang lingkup yang luas dan secara mendasar mempengaruhi perusahaan
-       Keputusan strategis memerlukan sumber informasi eksternal maupun internal.
2.      Keputusan Perencanaan Taktis
Keputusan ini berada di bawah keputusan strategis. Keputusan ini dilakukan oleh manajemen tingkat menengah (middle manajemen). Jangka waktu keputusan ini pendek, lebih spesifik,berulang dan hasilnya lebih pasti, dan kurang berpengaruh pada perusahaan dibandingkan perusahaan strategis.
3.      Keputusan Kontrol Manajemen
Salah satu kegiatan dari kontrol mamajemen ini adalah memberikan motivasi para manajer di semua wilayah untuk menggunakan sumber daya se produktif mungkin. Manajer yang mengawasi membandingkan kinerja manajer dibawah nya dengan standar-standar yang sebelumnya telah ditetapkan.
4.      Keputusan  Kontrol Operasional
Kontrol operasional memastikan bahwa perusahaan berjalan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan.
Tiga elemen dasar kontrol operasional :
-          Standar
-          Evaluasi kinerja
-          Melakukan tindakan korektif
               D. Struktur Masalah
             Struktur masalah merefleksikan seberapa baik pengambil keputusan memahami masalah                 tersebut. Masalah tidak terstruktur adalah masalah yang tidak memiliki tekniksolusi yang sesifik.        Kebutuhan data yang tidak pasti, prosedur tidak spesifik, atau tujuan solusi belum sepenuhnya            dikembangkan.
              E. Jenis-jenis Laporan Manajemen
1.      Tujuan Laporan
2.      Laporan yang Diprogramkan
3.      Atribut Laporan
4.      Laporan Khusus
              F. Akuntansi Pertanggungjawaban
       Setiap peristiwa ekonomi yang terjadi dan mempengaruhi perusahaan adalah tanggung jawab dan        dapat dilacak. Arus informasi dalam sistem pertanggungjawaban mengalir keatas dan kebawah            melalui saluran informasi. Arus ini mewakili beberapa tahap akuntansi pertanggungjawaban :
1.      Penetapan tujuan keuangan/ proses anggaran
2.      Pengukuran dan pelaporan kinerja
3.      Pusat pertanggungjawaban.
             G. Pertimbangan Perilaku
1.      Keserasian tujuan
2.      Informasi yang berlebihan
3.      Ukuran kinerja yang tidak tepat



Daftar Pustaka : 
 - James A Hall  : Accounting Information System


Tidak ada komentar:

Posting Komentar